Papieren bijlage bij de aangifte

Door verschillende vertegenwoordigers van de beconorganisaties is aandacht gevraagd voor de wijze waarop de Belastingdienst omgaat met papieren bijlagen bij de aangifte.

Standpunt van de Belastingdienst:

In het kader van de verplichtstelling per 1 januari 2005 van het uitsluitend langs elektronische weg aangifte doen door daartoe aangewezen administratieplichtigen zijn vragen gerezen rond de ontvangst en behandeling van papieren berichtstromen. De centrale vraag hierbij is of behandeling van papieren berichtstromen, die gerelateerd zijn aan de elektronische aangifte, geweigerd kunnen worden.
Voor 1 januari 2005 bestond er een bepaalde mate van vormvrijheid voor het doen van aangifte, die met ingang van de elektronische aangifte is vervallen. Het is met ingang van 1 januari 2005 alleen nog maar mogelijk om aangifte te doen volgens een vastgestelde structuur via de basisvoorziening van de Belastingdienst of via commerciële software. Tevens bestaat vanaf dit moment de verplichting uitsluitend langs elektronische weg deze aangiften te doen. Dit betekent dat, voor zover het betreft het verstrekken van gegevens in het kader van het doen van aangifte, deze gegevens -behoudens in het geval van ontheffing- niet op papier mogen worden verstrekt. Het inzenden van bijvoorbeeld papieren jaarstukken in het kader van het doen van aangifte of het inzenden van een papieren kopie van de elektronische aangifte is derhalve niet toelaatbaar. De medewerkers van de kantoren dienen de inzender te informeren dat de inzender niet de wettelijke vereiste aangifte heeft gedaan en dat de inzender aan zijn aangifteverplichting dient te voldoen middels een elektronische aangifte.

Op grond van artikel 8 lid 1 AWR is ieder die is uitgenodigd tot het doen van aangifte gehouden aangifte te doen door de in de uitnodiging gevraagde gegevens duidelijk, stellig en zonder voorbehoud in te vullen, te ondertekenen en in te leveren of toe te zenden. De eventueel in de uitnodiging gevraagde bescheiden of gegevensdragers dienen dan ook op de aangegeven wijze ingeleverd of toegezonden te worden. De belastingplichtige heeft de mogelijkheid om toelichtingen in de aangifte op te nemen. In alle gevallen dienen deze te worden opgemaakt binnen de vaste structuur van de elektronische aangifte. Bij de elektronische aangifte kunnen geen afzonderlijke (papieren of digitale) bijlagen meer toegevoegd worden.
In de praktijk blijkt dat belastingplichtigen en intermediairs brieven met bijlagen en nadere toelichtingen op ingediende aangiften inclusief stukken die reeds digitaal opgestuurd zijn, nogmaals naar de Belastingdienst gaan sturen. Het op papier inzenden van gegevens die elektronisch in de aangifte verstrekt moeten worden en binnen de structuur van de aangifte opgenomen kunnen worden, is niet toelaatbaar. Hierbij wordt met name gedoeld op het op papier inzenden van de jaarstukken of kopieën van de elektronische aangifte. Uitgangspunt is dat deze stukken worden gearchiveerd doch niet in behandeling worden genomen tenzij na analyse blijkt dat de ingediende aangifte aanleiding geeft tot het stellen van vragen. In dat geval zal de Belastingdienst de toegezonden gegevens nader beoordelen. Belastingplichtige wordt hiervan in kennis gesteld.

Alle ongestructureerde berichtstromen zoals brieven met statusinformatie zoals adreswijzigingen, klachtenbrieven, verzoeken om inlichtingen, oprichtingsakten, brieven met aanvullingen op aangiften enz. worden zoals ook nu het geval is, behandeld op de kantoren.
De kantoren van de Belastingdienst zijn recent nogmaals gewezen op deze uitgangspunten. Tevens is er een standaardbrief voor deze situaties ontwikkeld. Indien er dus toch bijlagen ontvangen worden, moeten de kantoren deze standaardbrief versturen.