Identificatieplicht eigen werknemers

Vraag van de SRA:

Van alle werknemers dient men een kopie identiteitsbewijs te hebben. Tot en met 2003 werd volstaan met een kopie van de identiteitspagina in het paspoort. Met ingang van 2004 staat in het jaarlijkse “handboek loonheffing en premies werknemersverzekeringen” vermeldt (2005 pagina 19) : U moet een kopie van het identiteitsbewijs maken. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. U moet een kopie van ALLE bladzijden maken EN van de voor- en achterzijde. Bij een paspoort hoeft u niet de lege bladzijden te kopiëren, maar alleen de bladzijden waarop informatie staat zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, STEMPELS, KINDEREN EN DERGELIJKE.

1. Moet, indien het aanwezige identiteitskopie niet voldoet, men een nieuwe kopie opvragen bij de werknemer ?
2. Wat gebeurt er indien en voorzover een werknemer een nieuw paspoort, of wijziging van het huidige paspoort verkrijgt (bijvoorbeeld kinderen erbij)? Dient de werknemer uit zichzelf een nieuwe kopie aan te reiken of is de werkgever hier verantwoordelijk voor?

Antwoord:

1. Indien in de administratie blijkt dat een kopie-identiteitsbewijs van een werknemer van de inhoudingsplichtige niet voldoet aan de wettelijke eisen, dan moet de inhoudingsplichtige ervoor zorgen dat er alsnog een juiste kopie in de administratie wordt opgenomen.
2. Artikel 66 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting bepaalt dat bij aanvang van de werkzaamheden van de werknemer diens identiteit dient te worden vastgesteld. Deze handeling is dus in principe eenmalig.