Gebruik fax voor formele berichten

Vraag van de NOB:

"In het beconoverleg van september is een memo besproken waarin werd aangekondigd dat er een beleidsregel zal komen waarin het gebruik van de fax wordt afgeschaft m.b.t. formele berichten ( waar onder bezwaarschriften). Is deze beleidsregel al gepubliceerd en wordt er naar gehandeld door de belastingdienst?"

Antwoord:

De bedoelde beleidsregel (beleidsbesluit inzake openstelling elektronisch bestuurlijk verkeer met de Belastingdienst) wordt binnenkort gepubliceerd. Hierna treft u ter informatie aan een passage uit het concept-beleidsbesluit waarin de status van het faxverkeer aan de orde wordt gesteld.

9. Het beperkte gebruik van E-mail en fax
9.1. E-mail
Onder externe e-mail verstaat de Belastingdienst het versturen en ontvangen van elektronische berichten van en naar partijen buiten de Belastingdienst. Externe e-mail wordt door de Belastingdienst niet gebruikt voor berichtenverkeer met de burger waarbij formele of vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld. De geheimhoudingsplicht en de bescherming van persoonsgegevens stellen hogere eisen dan waaraan door middel van e-mail kan worden voldaan.
De Belastingdienst gebruikt e-mail wel voor de ondersteuning van facilitaire processen en onderlinge communicatie. De Belastingdienst hanteert hierbij conventies voor het gebruik van e-mail.
9.2. Fax
Gegeven het feit dat de fax technisch niet kan voldoen aan de vereisten voor vertrouwelijkheid en ondertekening wordt de fax niet opengesteld voor het zenden van formele / vertrouwelijke berichten aan de Belastingdienst zoals voor het doen van aangifte en het indienen van bezwaarschriften. Dit heeft tot gevolg dat berichten die desondanks per fax worden ontvangen worden geweigerd. De beperking in het gebruik van de fax ligt in één lijn met de verplichting tot het doen van elektronische aangifte. Slechts onder voorwaarden wordt ontheffing verleend voor het elektronisch doen van aangifte, waarna aangifte moet worden gedaan door inzending van het originele door de Belastingdienst uitgereikte aangiftebiljet per post.
Weigering houdt in dat het bericht zondermeer niet in behandeling wordt genomen. Ook wordt geen mogelijkheid van herstel van vormverzuimen gegeven anders dan dat belanghebbende via een ander (wel opengesteld) kanaal zijn bericht in kan zenden. Tegen een weigering kan geen bezwaar worden ingediend.
De Belastingdienst gebruikt de fax wel voor de ondersteuning van facilitaire processen.
Indien bij dit gebruik van de fax formele of vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld, zullen conventies worden gehanteerd. Daarbij zal als uitgangspunt gelden dat de verzender de ontvanger vooraf informeert over het bericht dat per fax zal worden verzonden.